In deze privacyverklaring leggen we uit hoe Stichting Biblionet Groningen, ook wel ‘de Bibliotheek’ genoemd, omgaat met je persoonsgegevens op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Ook lees je hieronder hoe je gebruik kunt maken van je rechten.

Deze verklaring is van toepassing wanneer je:

• lid bent van de Bibliotheek;
• één van onze bibliotheken bezoekt;
• gebruikmaakt van diensten van de Koninklijke Bibliotheek (KB);
• onze website (www.biblionetgroningen.nl) bezoekt;
• mailingen van ons ontvangt, zoals servicemails en nieuwsbrieven;
• ons volgt op sociale media;
• gebruikmaakt van de Biblionet Groningen app;
• bij ons solliciteert.

Bij Biblionet Groningen vinden we het heel belangrijk dat er zorgvuldig met jouw gegevens om wordt gegaan. Daarom leggen we hier kort en bondig uit waarom we bepaalde gegevens verzamelen. Ook vertellen we wat je kunt doen als je het daar niet mee eens bent of als je iets wilt (laten) wijzigen.

We verzamelen alleen persoonsgegevens die we echt nodig hebben en we gaan hier vertrouwelijk mee om. Verwerking van de persoonsgegevens gebeurt in overeenstemming met de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Alle gegevens worden veilig opgeslagen en zijn alleen toegankelijk voor die personen die erbij moeten kunnen. Dit doen we door technische, veiligheids- en organisatorische maatregelen te nemen. Hieronder leggen we het per situatie voor je uit.

1. Je bent lid van de Bibliotheek

Als je lid wordt van onze bibliotheek (Biblionet Groningen), ga je akkoord met ons bibliotheekreglement en de bijbehorende voorwaarden. Omdat het gaat om een lidmaatschap, houden we onder andere de volgende gegevens van je bij:

• Voor- en achternaam: omdat je lidmaatschap persoonsgebonden is, komt je naam op je bibliotheekpas te staan.
• Geboortedatum: zodat je het juiste abonnement krijgt. Kinderen zijn bijvoorbeeld gratis lid en mogen geen 18+ materialen lenen.
• Huisadres: zodat we je bibliotheekpas en (indien van toepassing) rekeningen kunnen toesturen.
• E-mailadres: zodat we je kunnen mailen wanneer dat nodig is, bijvoorbeeld om je te laten weten wanneer de leentermijn van geleende materialen afloopt of wanneer gereserveerde materialen voor je klaarstaan (dit zijn servicemails, zie ook hoofdstuk 4).
• Betalingsgegevens (IBAN, betalingswijze): voor de automatische incasso (indien van toepassing).
• Lenersnummer: dit is een persoonsgebonden code die op je bibliotheekpas komt te staan.
• Transacties (zoals reserveringen en leningen): we gebruiken persoonsgegevens om transacties vast te leggen en je daarover te informeren middels een servicemail.
• Inschrijflocatie: dit gebruiken we als standaard afhaallocatie voor jouw reservering.
• Inschrijfdatum: om bij te kunnen houden wanneer we je een incasso sturen voor de maandelijkse ofwel jaarlijkse contributie.
• Openstaande bedragen: om iDeal-betalingen te doen.

Opgeven van de volgende gegevens is optioneel:

• Geslacht: voor statistische doeleinden.
• Telefoonnummer: zodat we je telefonisch kunnen bereiken.

Ik wil mijn gegevens inzien of wijzigen

Als je inlogt via Mijn account op onze website, kun je zelf je gegevens inzien en een aantal gegevens zelf wijzigen. Als lid van onze bibliotheek kun je na het eerste jaar je lidmaatschap maandelijks opzeggen. Als je opzegt bewaren we je gegevens gedurende een periode van maximaal twee jaar voor statistische doeleinden.

Leengeschiedenis

Als lid kun je ervoor kiezen om via Mijn account je eigen leengeschiedenis in te schakelen, waardoor deze voor jou zichtbaar wordt in je account. Deze gegevens zijn echter niet toegankelijk voor medewerkers. Wanneer een medewerker een boek opzoekt in ons bibliotheeksysteem, kan hij/zij uitsluitend de laatste lener van dat specifieke boek zien, en niet de volledige leengeschiedenis van het lid. Hierdoor wordt de privacy van onze leden gewaarborgd en blijven eerdere leenactiviteiten vertrouwelijk.

2. Je bezoekt één van onze bibliotheken

In onze bibliotheken zijn verschillende dingen te doen. Bij een deel van deze handelingen of activiteiten worden (persoons)gegevens verzameld.

2a. Aanmelden voor een activiteit

Wanneer je je online of offline aanmeldt voor een activiteit, cursus of evenement in de bibliotheek, wordt gevraagd om je naam, telefoonnummer en e-mailadres. Deze gegevens gebruiken we om je goed over het evenement te kunnen informeren. De aanmeldgegevens bewaren we tot maximaal 1 jaar na afloop van het evenement.

2b. Publiekscomputer gebruiken

Iedereen kan gratis gebruikmaken van de publiekscomputers in de bibliotheek. Je hoeft hiervoor niet in te loggen. Na beëindiging van de sessie worden alle gegevens van de sessie onherroepelijk verwijderd.

2c. Gebruikmaken van de wifi

De wifi wordt in de bibliotheken van Biblionet Groningen geleverd door PublicRoam. Hier kun je gratis gebruik van maken. Je maakt hiervoor een account aan via publicroam.nl. De privacyverklaring van PublicRoam is hier te vinden.

Foto's en video's

Tijdens activiteiten of evenementen in of bij onze locaties maken we vaak film- en/of foto-opnames. We gebruiken deze foto’s voor ons eigen archief, het promoten van het desbetreffende of een gelijksoortig evenement en we delen de foto’s achteraf graag met alle bezoekers via sociale media. Dit doen we op grondslag van gerechtvaardigd belang. Heb je er bezwaar tegen dat er foto’s worden gemaakt? Dan kun je dit aangeven bij de bibliotheekmedewerkers. We zullen je dan niet in beeld brengen. Uiteraard kun je achteraf bezwaar aantekenen tegen het gebruik van je foto. Mocht je, ondanks onze zorgvuldigheid, achteraf toch bezwaar hebben tegen een foto waar jij of je kind herkenbaar op staat? Neem dan contact met ons op via de Klantenservice.

Cameratoezicht in onze bibliotheken

Biblionet Groningen maakt geen gebruik van camera’s voor toezicht of beveiliging. Dit betekent dat er in de door ons beheerde bibliotheekruimten geen camera’s hangen. In enkele uitzonderlijke gevallen kan het echter voorkomen dat we een pand delen met een andere organisatie waar wél cameratoezicht is ingesteld. Deze camera’s zijn uitsluitend gericht op de gedeelde ruimtes die onder het beheer van de andere organisatie vallen en niet op de bibliotheek zelf. Bibliotheekmedewerkers hebben geen toegang tot deze camerabeelden. De verantwoordelijkheid voor het beheer van deze camera’s en de verwerking van de beelden ligt volledig bij de betreffende organisatie.

3. Je maakt gebruik van diensten van de Koninklijke Bibliotheek

Als lid van onze bibliotheek (Biblionet Groningen) kun je gebruikmaken van verschillende aanvullende landelijke diensten die vallen onder de verantwoordelijkheid van de Koninklijke Bibliotheek (KB):

• onlinebibliotheek.nl
• bibliotheek.nl
• muziekweb.nl

Via onlinebibliotheek.nl kun je onder andere e-books lenen, online cursussen volgen en luisterboeken lenen. Ook op bibliotheek.nl worden specifieke diensten door de Koninklijke Bibliotheek aangeboden. Kun je bijvoorbeeld in onze Groningse collectie niet vinden wat je zoekt? Dan kun je een item uit de landelijke collectie van alle Nederlandse Bibliotheken aanvragen.

Bij Muziekweb.nl kun je muziek lenen. Daarvoor moet je lid zijn van een Nederlandse openbare bibliotheek. Om gemakkelijk via de website titels aan te vragen, moet je je bibliotheekabonnement koppelen aan je account op muziekweb.nl. Dit doe je in ‘Mijn gegevens'. Muziekweb.nl kan een of meerdere van de volgende gegevens van je verwerken: je e-mailadres, inloggegevens, IP-adres, het pasnummer van de bibliotheekkaart waarop een object geleend wordt, en je naam. Voor meer informatie over hoe Muziekweb.nl met persoonsgegevens omgaat, verwijzen we je naar hun privacyverklaring.

Wij wisselen op voorhand een beperkte set persoonsgegevens uit met de Koninklijke Bibliotheek om het mogelijk te maken dat je door de Koninklijke Bibliotheek als Bibliotheek-lid wordt herkend. Deze gegevens omvatten je gebruikersnaam, wachtwoord, e-mailadres en een uniek koppelnummer. Voor de toegang tot zowel de lokale als de online Bibliotheek wordt gebruikgemaakt van één landelijk inlogsysteem. Dit houdt in dat bibliotheekleden maar één gebruikersnaam en wachtwoord nodig hebben om in te loggen op de website van Biblionet Groningen, op de online Bibliotheek en bibliotheek.nl van de KB. Voor het verwerken van persoonsgegevens voor dit landelijke inlogsysteem zijn de Koninklijke Bibliotheek en Biblionet Groningen gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Voor meer informatie over hoe de Koninklijke Bibliotheek met persoonsgegevens omgaat, verwijzen we je naar hun privacyverklaring. Bij vragen en/of problemen kun je contact opnemen met onze Klantenservice. Om je zo goed mogelijk te kunnen helpen, kan het soms nodig zijn om aanvullende persoonsgegevens door te geven aan de Koninklijke Bibliotheek (KB). Dit kan onder meer de volgende gegevens omvatten: je pasnummer, geboortedatum, gebruikersnaam, e-mailadres en, indien nodig, een screenshot vanuit ons bibliotheeksysteem. Deze gegevens worden alleen gedeeld wanneer dit noodzakelijk is voor het oplossen van je vraag of probleem en worden vertrouwelijk behandeld.

Ik wil mijn gegevens inzien of wijzigen

Als je gebruikmaakt van (één van) de diensten van de Koninklijke Bibliotheek en je hebt vragen of opmerkingen hierover, dan kun je rechtstreeks contact opnemen met de Koninklijke Bibliotheek via fg@kb.nl.

4. Je bezoekt onze website

Cookies

Wij gebruiken verschillende cookies die ervoor zorgen dat je bezoek aan onze website, www.biblionetgroningen.nl, aangenamer en gebruiksvriendelijker wordt. Cookies zorgen er bijvoorbeeld voor dat je browser je wachtwoord onthoudt. Er kan geen persoonlijke informatie, zoals een telefoonnummer of een e-mailadres, uit cookies worden herleid. De gegevens worden niet aan derden verstrekt en voor analyse gebruiken wij alleen geanonimiseerde data.

We passen de volgende cookies toe:

• Functionele cookies. Deze verhogen het gebruikersgemak, bijvoorbeeld het onthouden van informatie die je invult en het herkennen van je browserinstellingen om onze website optimaal op je beeldscherm te kunnen weergeven.
• Analytische cookies. Deze houden geanonimiseerd web statistieken bij. We zien bijvoorbeeld dat een webpagina 100 keer is bekeken, maar niet door wie. Met deze informatie kunnen we onze website nog beter inrichten.
• Tracking cookies. Deze volgen je onlinegedrag, zodat we weten wat jij interessant vindt. Met die informatie kunnen we je zo relevant mogelijke promotionele content aanbieden én kunnen we voorkomen dat je te vaak dezelfde content ziet.
• Social-media-cookies. Als je klikt op social-media-buttons op onze website, bijvoorbeeld om ons te volgen op Facebook, kan het zijn dat deze media cookies plaatsen op je pc. Hier zijn de voorwaarden van het desbetreffende social-media-kanaal zelf van toepassing.

Voor het plaatsen van sommige cookies hebben wij je toestemming nodig. We vragen je toestemming wanneer je onze website bezoekt. Door op ‘accepteren’ te klikken geef je via een actieve handeling (een opt-in) toestemming voor het plaatsen van cookies.

Contactformulier

Wanneer je een contactformulier op onze website invult, verwerken wij de persoonsgegevens die je verstrekt om je vraag of verzoek te kunnen beantwoorden. Dit omvat doorgaans je naam, e-mailadres en eventuele aanvullende informatie. We gebruiken deze gegevens uitsluitend voor de afhandeling van je verzoek.

5. Je ontvangt onze mailingen

We maken onderscheid tussen servicemails en overige mailingen.

5a. Servicemails

Servicemails zijn onderdeel van de dienst die je van ons afneemt. Hier is geen toestemming voor nodig. Als lid van de Bibliotheek ontvang je servicemails met onder meer uitleg over je lidmaatschap, aflopende leentermijnen en gereserveerde materialen.

5b. Overige mailingen

We maken onderscheid tussen: evaluatiemails, enquêtes en nieuwsbrieven.

Evaluaties

Soms sturen we na afloop van een event een evaluatiemail. Feedback van onze klanten is erg belangrijk voor ons om onze dienstverlening te verbeteren. In elke evaluatiemail die je van ons ontvangt zit een knop om je daarvoor af te melden.

Enquêtes

We zijn voortdurend bezig onze dienstverlening te verbeteren. Daarom sturen we af en toe enquêtes via de mail en kunnen we je gegevens gebruiken voor een klant- of marktonderzoek. Dat gebeurt heel zorgvuldig. Ook als je bijvoorbeeld meedoet met Biebpanel, ons landelijke platform voor klantonderzoek, kun je vertrouwen op het privacybeleid van dat platform. In elke enquêtemail die je van ons ontvangt zit een knop om je af te melden.

Nieuwsbrieven

Je kunt je aanmelden voor (één van) onze nieuwsbrieven. Zo blijf je op de hoogte van ons programma en nieuws. Iedere nieuwsbrief bevat een link naar een pagina waarop je je voorkeuren kunt wijzigen en kunt zien welke toestemmingen je ons hebt gegeven. Tevens kun je je volledig afmelden voor alle e-mailcommunicatie (met uitzondering van de servicemails) in een afmeldlink.

6. Je volgt ons op sociale media

Als je ons volgt op sociale media (Facebook, Instagram, Twitter, YouTube en LinkedIn) dan gelden de privacyvoorwaarden van de aanbieders van deze sociale media zelf. Je moet daar inloggen om je instellingen aan te passen. 

7. Je maakt gebruik van de Biblionet Groningen app

Biblionet Groningen heeft een app waarmee gebruikers de catalogus van Biblionet Groningen kunnen doorzoeken en materialen kunnen reserveren. Iedereen kan de Biblionet Groningen app downloaden in de Play Store of App Store.

Als lid kun je ervoor kiezen om eenmalig in te loggen in de app. Directe persoonsgegevens worden vanuit de ledendatabase in de app getoond en opgeslagen in een cookie: naam, pasnummer en e-mailadres. De app verzamelt geen gebruikersgegevens en deelt geen gegevens met andere bedrijven of organisaties.

8. Je solliciteert bij ons

De gegevens die je met ons deelt als je bij ons solliciteert of die wij via recruiters ontvangen, verwerken we om contact met je op te nemen ten behoeve van onze sollicitatieprocedure en om je sollicitatie te behandelen. Sollicitatiegegevens bewaren we gedurende maximaal 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure of – indien je daar toestemming voor geeft – gedurende een langere periode van maximaal één jaar.

Verwerken van gegevens door derden

Naast de in deze privacyverklaring al vermelde samenwerkingspartners zoals de Koninklijke Bibliotheek delen we in sommige gevallen je persoonsgegevens met derde partijen om onze diensten goed te kunnen uitvoeren. Dit gebeurt bijvoorbeeld wanneer we samenwerken met externe dienstverleners voor IT-ondersteuning, betalingen, of het verzenden van nieuwsbrieven. We delen je gegevens alleen met partijen die wij betrouwbaar achten en nemen adequate maatregelen om je gegevens te beschermen. De gegevens worden uitsluitend gedeeld voor de doeleinden die in onze privacyverklaring zijn vermeld. Wanneer de derde waarmee je gegevens worden gedeeld aan te merken is als een verwerker in de zin van de AVG sluiten wij bovendien een verwerkersovereenkomst met deze derde.

Verwerking van persoonsgegevens buiten de Europese Unie

Wij verwerken je persoonsgegevens uitsluitend binnen de Europese Unie.

Privacyrechten

Op grond van de privacyregelgeving (AVG) heb je diverse rechten, zoals het recht op inzage, correctie en verwijdering, beperking en overdraagbaarheid van je persoonsgegevens. Ook heb je het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je gebruik wenst te maken van deze rechten kunt je contact met ons opnemen. Onze contactgegevens vind je aan het einde van deze privacyverklaring. Het is mogelijk dat wij niet (kunnen) voldoen aan een verzoek tot uitoefening van (een van) deze rechten. Bijvoorbeeld omdat de verwerking van bepaalde persoonsgegevens vereist is om aan een wettelijke verplichting te voldoen, of vanwege andere uitzonderingen, zoals de rechten en vrijheden van derden. Als we aan een bepaald verzoek geen gehoor (kunnen) geven, dan zullen we dit uiteraard gemotiveerd kenbaar maken.

Voor zover de verwerking van je persoonsgegevens is gebaseerd op toestemming, heb je altijd het recht deze toestemming weer in te trekken.

Als je van mening bent dat wij niet zorgvuldig omgaan met je persoonsgegevens of als je twijfels hebt over hoe wij je privacy beschermen, heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacywetgeving in Nederland. Voor meer informatie over het indienen van een klacht kun je terecht op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wil je iets aanpassen of heb je een vraag of een verzoek?

In Mijn account kun je zelf je gegevens inzien en wijzigen. Als je meer informatie wilt over de persoonsgegevens die mogelijk van jou zijn verzameld bij Biblionet Groningen, of je wil gebruikmaken van je privacyrechten, neem dan contact op met de Klantenservice. Binnen vier weken ontvang je schriftelijk of per mail reactie. Heb je een andere vraag? Mail dan naar klantenservice@biblionetgroningen.nl of bel 088 50 61 900.

Laatst bijgewerkt: 22 oktober 2024